Een financiële administratie netjes bewaren en je kunt in de toekomst alles heel eenvoudig terugvinden. Maar hoe houd je je administratie het beste up to date? Bewaar je alle documenten papier of doe je het digitaal? En op welke manier kun je documenten op een veilige manier bewaren? Een aantal tips hoe je administratie up to date houdt en het beste bijhoudt. Administratie uitbesteden door een administratiekantoor in Apeldoorn?
Je administratie bewaren op papier of digitaal?
Het eerste wat je doet met administratie is het bepalen of je het op papier doet of digitaal. Het opzetten van een helder en duidelijk systeem geeft je veel overzicht. Het beste is om alles op één plek te bewaren, zodat alle documenten makkelijker terug te vinden zijn. Je kunt voor een papieren administratie kiezen, zoals een mapje met tabbladen. Online, of offline op je computer, kan ook heel eenvoudig en is nog makkelijker dan op papier. Ieder heeft zo z’n voorkeur. Het bewaren van gegevens doe je bij elkaar met dezelfde gegevens. Zorg in ieder geval dat je weet waar je wat bewaart.
Je administratie digitaal bewaren?
Als je je administratie digitaal bewaart dan is het verstandig om een hoofdmap met de naam “administratie” te maken. In deze hoofdmap zet je allemaal submapjes. Dat kunnen bijvoorbeeld inkomsten zijn, of abonnementen, energie, verzekeringen etc. Ook is het mogelijk om in je e-mailbox allerlei mapjes voor je administratie aan te maken. Het is namelijk zo dat tegenwoordig veel documenten via de mail worden verstuurd. Slim is om bij je mailbox dezelfde mapjes te maken als op je computer. Dit zorgt ervoor dat je het overzicht behoudt en dat er geen verwarring ontstaat. Brieven per post kun je inscannen of foto van maken en in de juiste map plaatsen.
Je administratie op papier bewaren?
Kies je voor papieren administratie dan kun je het beste alle papieren in een map of ordner bewaren met diverse tabbladen. Denk bijvoorbeeld aan loonstrookjes, garantiebewijzen, bankafschriften, verzekeringen, toeslagen en andere vaste lasten. Maak onderscheid tussen betaalde en onbetaalde rekeningen. Heb je digitale rekeningen dan kun je deze uitprinten en ook in de map bewaren.
Documenten veilig bewaren
Je moet tegenwoordig op verschillende plekken inloggen met allerlei e-mailadressen, pincodes, wachtwoorden en gebruikersnamen. Belangrijk in dit geval is dat je alle inloggegevens op een veilige plek bewaart waar je snel bij kunt. Het veiligst is gebruik maken van een online wachtwoordenkluis. Denk goed na met wie je deze online wachtwoordenkluis wilt delen en voorkom altijd dat anderen erbij kunnen.
